個人向けのスケジュール管理ソフト

最近、次から次へと、時には二か月くらい先の分まで仕事の依頼がメールで送られてきます。

と言っても、私個人宛に仕事の依頼が来ているのではなく、翻訳会社のシステムから、契約済みのフリーランサー達に仕事の依頼が同時送信され、誰かがAcceptすると、「この仕事はもうなくなりました」メールがまた自動送信されるようになっています。

いわゆるFirst come, first serveであり、つまり早い者勝ちなのですが、誤って他の仕事が入っているのにAcceptしてしまうと自滅です。

徹夜して何とかなるぐらいならいいんですが、それでも何とかならなかったら期限までに仕上げられず契約終了で、路頭に迷うことになります。

自分でダブルブッキングするというのは、自分で蒔いた地雷を自分で踏んで死亡するような物です。

 

ガントチャートで対策すべし

こういったミスはいわゆるヒューマンエラーであり、予め対策を施しておく必要がありますが、
早い者勝ちの世界で勝ち抜くためには、手順をプロセス化しておく必要があります。

この問題への対処はスケジュール管理であり、ガントチャートを使うのが一般的です。

昔からプロジェクトのスケジュール管理はWBS（Work Breakdown Structure）とガントチャートで行うのが一般的で、私も社会人一年目から自分および派遣社員のプログラマー達のスケジュール管理をやらされてきました。

WBSはExcelでも工夫すればできますが、企業ではMicrosoft Projectを使うのが一般的かと思います。

フリーランサーならシェアウェアで十分

そんなわけで、翻訳の業務でもMicrosoft Projectを使うことを一度は検討したのですが、一人で作業するフリーランサーにはこの製品はあまり向いていないかもしれません。（そもそも安くはない）

Word, Excel, PowerPointのみならず、OneNoteやOneDriveのヘビーユーザーである私はOffice 365 Soloに加入しています。

しかしMicrosoft Projectはこの中に含まれていないので、以下のシェアウェアを使い始めました。

 

がんすけ２

わずか数千円のシェアウェアですが、色分け機能も便利ですし、付箋（メモ）機能もあり、個人で使うには十分だと感じています。

印刷機能もありますし、単純にホワイトボードだけで管理するよりは、ずっと使いやすいと感じています。

データ出力してインポートも可能なので、旅行に行く前には予備PCの方にデータ移行するということが簡単にできます。

新たに来た依頼のスケジュールを確認したら、まずは『がんすけ２』を立ち上げ他の仕事が入っていないことを確認し、次にGoogleカレンダーで個人の予定も特に入っていないことを確認する。

この確認が終わってから仕事の中身を吟味するようにプロセス化することで、少なくともダブルブッキングのミスは避けられます。

 

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